Factuur niet betaald als ZZP'er? Zo krijg je je geld

Factuur niet betaald als zzp'er? Vervelend, maar je staat absoluut niet alleen. Bijna elke zelfstandige krijgt vroeg of laat te maken met een klant die te laat of helemaal niet betaalt. Het goede nieuws: je staat sterker dan je denkt. In dit artikel lees je precies wat je stap voor stap doet als een factuur niet betaald wordt, welke termijnen en kosten je mag rekenen, en hoe je voorkomt dat het nog een keer gebeurt. Allemaal in gewone taal, zonder ingewikkeld juridisch jargon.

Waarom wordt een factuur niet betaald?

Voordat je in de stress schiet: in veruit de meeste gevallen zit er geen kwade wil achter. Een factuur niet betaald krijgen heeft meestal een simpele oorzaak. De factuur is in de drukte vergeten, beland in de map met spam, of de juiste persoon binnen het bedrijf heeft hem nog niet goedgekeurd. Soms klopt er een gegeven niet, bijvoorbeeld een verkeerd factuuradres of een ontbrekend ordernummer.

Daarom begin je altijd rustig en vriendelijk. Je wilt je klant tenslotte behouden. Pas als vriendelijk vragen niet helpt, schakel je een tandje hoger. Hieronder staat het volledige stappenplan voor wanneer je factuur niet betaald wordt.

Stappenplan: factuur niet betaald, wat nu?

Wettelijke rente en incassokosten: wat mag je rekenen?

Zodra de betaaltermijn voorbij is en je klant in verzuim is, heb je recht op een vergoeding. Dat is geen straf die je verzint, het staat gewoon in de wet. Bij een zakelijke klant gelden twee dingen:

• Wettelijke handelsrente: een rentepercentage over het openstaande bedrag, gerekend vanaf de dag na de vervaldatum.
• Incassokosten: een wettelijk vastgelegde vergoeding van minimaal 40 euro, oplopend met een staffel naarmate het factuurbedrag hoger is.

Bij een particuliere klant moet je de incassokosten eerst aankondigen in een aanmaning met een termijn van 14 dagen. Bij een zakelijke klant mag dat vaak meteen na het verstrijken van de betaaltermijn. Vermeld de rente en kosten netjes op een bijgewerkte factuur, zodat alles transparant blijft.

Voorbeeld van een aanmaning

Een goede aanmaning is kort en duidelijk. Je hoeft geen advocaat te zijn. Gebruik dit voorbeeld als basis wanneer je factuur niet betaald wordt:

Particuliere klant of zakelijke klant?

Het maakt uit met wat voor klant je te maken hebt als je factuur niet betaald wordt. Bij een zakelijke klant (een ander bedrijf) ben je strenger: zodra de betaaltermijn voorbij is, mag je vaak meteen wettelijke handelsrente en incassokosten rekenen, zonder eerst een aanmaning te sturen. Bij een particuliere klant ben je verplicht eerst een aanmaning te sturen met een termijn van 14 dagen, de zogeheten veertiendagenbrief. Pas daarna mag je de incassokosten in rekening brengen. In beide gevallen geldt: zet je afspraken en betaaltermijn vooraf duidelijk op papier, dan sta je sterker.

Een incassobureau inschakelen: hoe werkt dat?

Blijft een factuur na alle herinneringen en de aanmaning nog steeds onbetaald, dan kun je een incassobureau inschakelen. Het bureau neemt de invordering uit handen en benadert je klant namens jou. Veel bureaus werken op basis van no cure no pay, wat betekent dat je vooral betaalt als ze ook echt incasseren. De incassokosten worden in principe verhaald op je klant, niet op jou.

Helpt ook dat niet, dan blijft de gang naar de rechter over. Voor vorderingen tot 25.000 euro kan dat via de kantonrechter, vaak zonder dat je een advocaat nodig hebt. Houd er rekening mee dat een procedure tijd kost, dus weeg af of het bedrag het waard is. In de praktijk betaalt het overgrote deel van de klanten al na een nette aanmaning.

Veelgemaakte fouten bij een onbetaalde factuur

Als je factuur niet betaald wordt, wil je jezelf niet in de vingers snijden met onnodige fouten. Dit zijn de valkuilen die we het vaakst zien:

• Te lang wachten. Hoe langer je wacht met herinneren, hoe kleiner de kans dat je nog betaald wordt. Begin op tijd.
• Geen vervaldatum op de factuur. Zonder duidelijke termijn is je klant formeel niet in verzuim en kun je geen rente rekenen.
• Boos of dreigend worden. Blijf altijd zakelijk en netjes. Een goede toon levert vaker geld op dan een ruzie.
• Geen bewijs van je afspraken. Zonder ondertekende offerte of opdrachtbevestiging is een discussie lastiger te winnen.

Voorkomen dat je factuur niet betaald wordt

Beter dan achteraf achter je geld aanjagen, is voorkomen dat een factuur niet betaald wordt. Een paar simpele gewoontes maken een groot verschil:

• Stuur je factuur direct na het werk. Hoe sneller de factuur de deur uit is, hoe sneller je betaald wordt.
• Zet een duidelijke betaaltermijn op de factuur. Bijvoorbeeld 14 dagen, met de vervaldatum groot in beeld.
• Werk met een aanbetaling bij grotere klussen, zodat je nooit het volledige risico draagt.
• Maak vooraf duidelijke afspraken over prijs en oplevering, het liefst op papier of in een ondertekende offerte.
• Houd je openstaande facturen bij, zodat je meteen ziet wie te laat is en gericht kunt opvolgen.

Wat als je klant de factuur betwist?

Soms wordt een factuur niet betaald omdat de klant het ergens niet mee eens is. Misschien vindt hij dat het werk niet klopt, of is er onduidelijkheid over de prijs. Reageer dan zakelijk en vraag concreet wat het probleem is. Klopt de klacht, dan los je het op of stuur je een creditfactuur voor het betwiste deel. Klopt de klacht niet, dan onderbouw je rustig waarom je factuur correct is, het liefst met verwijzing naar je offerte of opdrachtbevestiging. Belangrijk om te weten: een klant mag het onbetwiste deel van de factuur niet zomaar inhouden. Ook bij een meningsverschil over één onderdeel hoort de rest gewoon betaald te worden.

Leg je afspraken vooraf vast

De beste bescherming tegen een onbetaalde factuur begint nog voordat je aan de klus start. Maak duidelijke afspraken over de prijs, het werk en de oplevering, en laat de klant die vooraf bevestigen. Een offerte die de klant digitaal ondertekent is hierin goud waard: je hebt zwart op wit waar jullie het over eens waren. Spreek ook je betaaltermijn af en vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling. Zo verklein je de kans dat een factuur niet betaald wordt enorm, en als het toch misgaat sta je veel sterker. Voorbereiding kost vijf minuten, maar bespaart je later uren gedoe en stress.

Veelgestelde vragen